Vergaderen kan veel simpeler

Het moet wel door managers uitgevonden zijn, denk ik, het papierloos vergaderen. Het kan bijna niet anders. Papierloos vergaderen is bij de meeste bedrijven namelijk zo ingericht dat het alleen voor de managers, over het algemeen toch nog meestal mannen, echt goed werkt. De secretaresse heeft er juist extra werk door. Ik heb het zelf aan den lijve ondervonden.

‘de moderne manager wil natuurlijk wel goed voor de dag komen…’

Speeltjes voor de manager

Wat is papierloos vergaderen eigenlijk? Nou niets meer en niets minder dan vergaderen zonder papier. Zonder papieren uitdraai van de agenda, de notulen en de actielijsten dan. Dat klinkt simpel en eigenlijk is het dat ook. In de basis dan. Want ga je er verder over nadenken dan begrijp je al snel dat je de notulen toch ergens moet lezen en ook nog altijd moet maken. Lezen in pdf of Word bestand is een optie maar daar kiest de moderne manager natuurlijk niet voor. Nee, de moderne manager wil natuurlijk wel goed voor de dag komen. Met een speeltje.

En wie doet het werk?

En dus wordt er gekozen voor een software tool en een iPad. Voor de manager is het daarmee klaar. Maar voor de secretaresse begint de ellende dan pas. Want nu moeten de notulen en alle bijlagen geüpload worden. En dat doet … precies! De Secretaresse. In de praktijk krijgt de secretaresse de bijlages voor de vergadering aangeleverd. Zij maakt de agenda (veel al in Word met of zonder templates) en verzendt dit naar de deelnemers. Bij papierloos vergaderen is zij dus ook de persoon die zorgt dat alles in het systeem geüpload wordt. Tijdens de vergadering maken de managers hun eigen aantekeningen maar de secretaresse maakt nog altijd de notulen. Want als je ooit terug moet zoeken op de aantekeningen van je manager …

Boardroom Solutions

Papierloos vergaderen

Meer in mijn mars

Ik heb het al eens eerder gezegd. Het notuleren op zich is leuk werk. En ook nuttig. Het uitwerken is ook nuttig maar kost zoveel kostbare tijd. Tijd die je zo hard nodig hebt. En juist in het notuleren kan zoveel voordeel gehaald worden. Agenda maken, notuleren, actielijst maken en besluitenlijsten, het is voornamelijk dubbel werk doen. Natuurlijk kun je je document overschrijven en opslaan. Natuurlijk kun je je actielijst in Excel zetten en op datum sorteren. Maar het blijft dubbel werk en het kost nog altijd veel tijd om de zaken goed voor te bereiden en goed op orde te hebben. En terugzoeken is een ramp.

‘mijn opdrachtgever heeft er ook veel voordeel van’

Maar vanaf nu kan ik simpel en snel een agenda maken, notuleren, actielijsten genereren en nog terugzoeken ook. Alles papierloos als het moet. Ik werk er nu al even mee en ik ben om. Voor mij is het de beste uitvinding ooit. Lachend maak ik tijdens het overleg de notulen. Laat maar komen. En mijn opdrachtgever heeft er ook veel voordeel van. Ik werk nu nog sneller en als ik er niet meer werk, hebben ze nog altijd alles goed op orde. Ik kan het werkelijk alle secretaresses aanraden.

www.boardroomsolutions.nl (maar niet aan iedereen doorvertellen he)

Geplaatst op: 20 december 2013 onder: Structuur,werk en ...