Notuleren is vanaf nu nooit meer dubbel werk doen

‘Wat een dom dubbel werk,’ zucht ze als ze binnen komt. Zij is directiesecretaresse bij een gerenommeerd bedrijf en een aardig goede ook als ik dat mag zeggen. Maar zij is ook mijn vriendin en sparringpartner in werk en in privé.effectief notulerenAls ze eenmaal op de bank zit, onderuit met een glas wijn in haar hand, steekt ze van wal. ‘Weet je, die vergaderingen vind ik niet zo erg. Sterker nog, die vind ik eigenlijk wel leuk om te doen! En die notulen maken, daar draai ik mijn hand ook niet voor om natuurlijk. En zeker niet als het om de vergaderingen van de voetbalclub gaat. Hoe wel die natuurlijk altijd weer uitkopen. En dan kom je na zo’n lange vergadering thuis en ja dan heb ik natuurlijk geen zin om de notulen direct uit te werken. Trouwens op kantoor als ik uit een meeting kom, ligt er ook van alles op mij te wachten waardoor ik niet direct aan de slag kan. En als ik dan niet oplet, ben ik uren of dagen verder voor ik er aan kan of wil beginnen.’

Het aller ergste

‘Maar weet je wat ik het aller aller ergste vind?’ vraagt ze mij. Ik trek mijn wenkbrauwen op en schud ‘nee’ terwijl ik mij afvraag of ze wel op een antwoord zit te wachten. Ik heb wel een idee natuurlijk want ook ik heb maar al te vaak met dat bijltje gehakt. ‘Het aller aller aller ergste is, dat je alles dubbel doet’ antwoord ze terwijl de ergernis van haar gezicht afstraalt.

‘Weet je, dit pakket is zo eenvoudig dat ik het niet alleen voor het bedrijf wil maar ook voor onze voetbalvereniging.

Ik herken haar probleem. Je maakt een agenda aan en zet er alle agendapunten in. Maar bij de notulen moet je al die punten weer opnieuw noteren, of kopiëren en plakken natuurlijk, zoals het er in de praktijk meestal aan toe gaat. En heb je dan je notulen klaar, kun je (weer met kopiëren en plakken) alle acties weer eens naar een actielijst overzetten. Het liefst op datum natuurlijk zodat de vergadering tenminste een beetje efficiënt verloopt en je niet praat over actiepunten die pas over een maand klaar hoeven te zijn. En wil je het dan echt goed doen, dan maak je ook nog een besluitenlijst (wat in het geval van mijn vriendin een must is binnen het bedrijf).

En dan hoop je dat er nooit iemand vraagt om een bepaalt onderwerp dat ooit eens besproken is maar waarvan niemand meer weet wanneer. Want dan zoek je je meestal wezenloos.

De voetbalclub

Vergaderingen bij een verenigingen zijn zeker niet makkelijker. Omdat je te maken hebt met vrijwilligers en met het feit dat ieder zijn eigen ding doet. En vergaderen hoort er dan maar een beetje bij. Nog afgezien dat niemand zich afvraagt of je thuis wel een back-up maakt en of virus vrij werkt. En besluit dan een vrijwilliger te stoppen of is er een bestuurswissel, dan hoop je helemaal maar dat alles nog een beetje bewaard is gebleven.

Krijg ik weer wat tijd om me bezig te houden met andere zaken binnen de club waar we zo moeilijk vrijwilligers voor kunnen vinden.

Ze neemt een slok en kijkt al weer op de klok. ‘Adem in en uit’ zeg ik, dan vertel ik je over de vergaderhulp van Boardroom Solutions, een softwaretool die ik pas ontdekt heb en die dit alles voor je oplost.’ Ze lacht, ‘en zeker eerst een maand stress voor je alles geïnstalleerd heb?’ roept ze sceptisch.

3 simpele stappen

Een half uur later als ik haar verteld heb over de 3 simpele installatiestappen  en als ik haar heb laten zien hoe je eenvoudig een standaard agenda aanmaakt, per vergadering kunt aanpassen in 1 a 2 minuten kunt verzenden, is ze al om. Ze ziet hoe het pakket alles vanzelf combineert zodat je  de gegevens  nog maar 1x hoeft in te voeren en is zonder meer weg van de handige zoekfuncties en alles wat het pakket nog meer te bieden heeft. ‘Mijn promotie binnen het bedrijf is ineens wel erg onder handbereik’ roept ze vrolijk.

Als ze later op de avond haar jas aan doet om naar huis te gaan, zegt ze ineens: ‘Weet je, dit pakket is zo eenvoudig dat ik het niet alleen voor het bedrijf wil maar ook voor onze voetbalvereniging. En dan kan ik de notulen ook door iemand anders laten doen die niet zoveel ervaring heeft. Krijg ik weer wat tijd om me bezig te houden met andere zaken binnen de club waar we zo moeilijk vrijwilligers voor kunnen vinden. Ik knik haar lachend toe. Wat heerlijk dat ze weer vrolijk de deur uit gaat.

Geplaatst op: 11 november 2013 onder: Organiseren,Structuur