Secretaressedag…

een compliment of niet?

Vandaag is het secretaressedag. Als secretaresse heb ik daar een beetje moeite mee. Inmiddels hebben voor zowat alles een dag. En wat mij het meest dwars zit, is dat dat blijkbaar nodig is. Of is secretaressedag eigenlijk de nationale bloemenverkoopdag?

Laat ik eerst even zeggen dat het uiteraard leuk is om gewaardeerd te worden. Maar persoonlijk hoeft dat voor mij niet op die ene dag per jaar. Liever heb ik dat degene voor wie ik werk dat doet op het  moment dat hij/zij blij is met wat ik doe. Zoals het e-mailtje vorige week met ‘GOEDwerk, ik weet niet hoe ik het zonder jou had moeten rondbreien’. Of de blik in de ogen die boekdelen spreekt als je iets geregeld hebt. Kleine opmerken. Of de directeur die altijd iets voor ons mee nam van zijn reizen naar het buitenland. De kleine beeldjes die nog steeds op mijn bureau staan te pronken.

Ooit werkte ik bij NedCar PD&E in Helmond. De eerste jaren van het ‘secretaressedagfenomeen’ zeg maar (heel lang geleden dus). Nooit meer zal ik vergeten dat ik die bewuste ochtend mijn computer opstartte en er een melding van mijn manager verscheen. ‘Silvia, vandaag is het secretaressedag. Dat ik blij met je ben dat weet je wel. Ik hou niet zo van dat georganiseerde. Mijn grootste cadeau aan jou is wel dat ik vandaag de hele dag afwezig ben. De organisatie denkt daar alleen anders over. Daarom ligt er in je linker bureaulade een cadeautje. Geniet van je dag’.  En mijn dag kon inderdaad niet meer stuk. Zoveel moeite genomen om mij te verrassen. Daar kon het cadeautje in mijn lade echt niet tegen op.

Op elke knie een secretaresse en de andere hangend om zijn nek

Het allereerste jaar dat secretaresse dag bestond en ik net mijn diploma op zak had werkte ik nog als receptioniste en waren mijn collega’s bang dat ik vergeten zou worden.  Het gevolg was dat ik in de avond met vier bossen bloemen naar huis ging en onze directiesecretaresse met  één.

Het zijn vooral de gekke dingen die me bij gebleven zijn. Zoals de collega bij de woningbouwvereniging die met onze directeur op stap was die dag en hem influisterde dat het secretaressedag was. Een beetje blozend kwam onze directeur later binnen met voor ieder een bosje rozen. Het was zo aandoenlijk dat we gedrieën besloten dat daar een foto van gemaakt moest worden. Zo gezegd zo gedaan, stond even later onze huisfotograaf in kantoor. Op elke knie een secretaresse en de andere hangend om zijn nek stond hij een paar weken later in het personeelsblad. Ik weet niet wie er die dag meer genoten heeft…

secretaressedag bloemen

 

Geplaatst op: 16 april 2015 onder: werk en ...

Vergaderen kan veel simpeler

Het moet wel door managers uitgevonden zijn, denk ik, het papierloos vergaderen. Het kan bijna niet anders. Papierloos vergaderen is bij de meeste bedrijven namelijk zo ingericht dat het alleen voor de managers, over het algemeen toch nog meestal mannen, echt goed werkt. De secretaresse heeft er juist extra werk door. Ik heb het zelf aan den lijve ondervonden.

‘de moderne manager wil natuurlijk wel goed voor de dag komen…’

Speeltjes voor de manager

Wat is papierloos vergaderen eigenlijk? Nou niets meer en niets minder dan vergaderen zonder papier. Zonder papieren uitdraai van de agenda, de notulen en de actielijsten dan. Dat klinkt simpel en eigenlijk is het dat ook. In de basis dan. Want ga je er verder over nadenken dan begrijp je al snel dat je de notulen toch ergens moet lezen en ook nog altijd moet maken. Lezen in pdf of Word bestand is een optie maar daar kiest de moderne manager natuurlijk niet voor. Nee, de moderne manager wil natuurlijk wel goed voor de dag komen. Met een speeltje.

En wie doet het werk?

En dus wordt er gekozen voor een software tool en een iPad. Voor de manager is het daarmee klaar. Maar voor de secretaresse begint de ellende dan pas. Want nu moeten de notulen en alle bijlagen geüpload worden. En dat doet … precies! De Secretaresse. In de praktijk krijgt de secretaresse de bijlages voor de vergadering aangeleverd. Zij maakt de agenda (veel al in Word met of zonder templates) en verzendt dit naar de deelnemers. Bij papierloos vergaderen is zij dus ook de persoon die zorgt dat alles in het systeem geüpload wordt. Tijdens de vergadering maken de managers hun eigen aantekeningen maar de secretaresse maakt nog altijd de notulen. Want als je ooit terug moet zoeken op de aantekeningen van je manager …

Boardroom Solutions

Papierloos vergaderen

Meer in mijn mars

Ik heb het al eens eerder gezegd. Het notuleren op zich is leuk werk. En ook nuttig. Het uitwerken is ook nuttig maar kost zoveel kostbare tijd. Tijd die je zo hard nodig hebt. En juist in het notuleren kan zoveel voordeel gehaald worden. Agenda maken, notuleren, actielijst maken en besluitenlijsten, het is voornamelijk dubbel werk doen. Natuurlijk kun je je document overschrijven en opslaan. Natuurlijk kun je je actielijst in Excel zetten en op datum sorteren. Maar het blijft dubbel werk en het kost nog altijd veel tijd om de zaken goed voor te bereiden en goed op orde te hebben. En terugzoeken is een ramp.

‘mijn opdrachtgever heeft er ook veel voordeel van’

Maar vanaf nu kan ik simpel en snel een agenda maken, notuleren, actielijsten genereren en nog terugzoeken ook. Alles papierloos als het moet. Ik werk er nu al even mee en ik ben om. Voor mij is het de beste uitvinding ooit. Lachend maak ik tijdens het overleg de notulen. Laat maar komen. En mijn opdrachtgever heeft er ook veel voordeel van. Ik werk nu nog sneller en als ik er niet meer werk, hebben ze nog altijd alles goed op orde. Ik kan het werkelijk alle secretaresses aanraden.

www.boardroomsolutions.nl (maar niet aan iedereen doorvertellen he)

Geplaatst op: 20 december 2013 onder: Structuur,werk en ...

Op een hoger level tillen

‘Wij willen graag en strippenkaart nemen. Ik bel je volgende week even op!’ verschijnt er op mijn telefoonscherm. “Oh leuk” roep ik hardop naar niemand in het bijzonder. Leuk, niet omdat het een opdracht is, maar omdat ze het zo goed kunnen gebruiken. Er zit zoveel meer in die twee meiden dan er nu uit kan komen.

stapje hoger
Het is woensdagochtend als ik na het netwerkontbijt naar haar toe rijdt. ‘Kun je een keer langskomen?’ vroeg ze een paar dagen daarvoor.  Al eerder had ik aangegeven dat ik denk dat ik wat voor ze kan doen. Beide zijn ze in hun baan ‘gerold’. Niet vanzelf maar wel vanuit een heel andere functie. Dat betekent dat ze beide nog niet zoveel ervaring hebben en nog veel kunnen leren. Anderzijds is hun enthousiasme en doorzettingsvermogen geweldig. De ene dame doet het commerciële gedeelte en de andere de ondersteuning. Ik herken wel wat van me zelf in ze van toen ik net begon met werken. Graag willen maar soms niet weten waar je moet beginnen.

‘Kijk’ zegt ze  ‘dit is de Excelsheet waarover ik je vertelde.’ Ze laat aan de hand van het programma zien hoe ze haar informatie invoert en hoe ze het terug kan halen. Binnen enkele ogenblikken zie ik wat ze bedoeld en waar het mis is. Ik geef aan hoe ik met een paar simpele handelingen haar probleem op kan lossen. Met grote ogen en een nog grotere glimlach kijkt ze mij aan. ‘Zo simel?’ vraagt ze. ‘Ja, zo simpel!’ antwoord ik. Ook haar collega stoeit met een aantal zaken. Snel nemen we ze door en leg ik de vinger op de zere plekken. Dan geef ik aan dat ik precies dit bedoelde met het nemen van een urenkaart waarin ik haar kan coachen wanneer het nodig is. Geen cursusdagen maar gewoon de telefoon pakken of een e-mail sturen wanneer je iets niet weet of wanneer je vast loopt. De ene keer misschien een kwartier, de andere keer misschien langer of korter, maar altijd betaal je alleen die tijd die ik aan je besteed.

altijd met het doel dat je het de volgende keer zelf kunt

Het coachen is niet het werk uit handen nemen of over nemen. Het coachen is de ander laten zien wat er mogelijk is of hoe je iets kunt doen. Sparren, vragen en leren. Alles altijd met het doel dat je het de volgende keer zelf kunt. Mijn lol zit namelijk niet in de uren maar in het resultaat. Mijn doel is van jou een betere secretaresse te maken die alles uit zich zelf haalt wat er in zit. Mijn doel is jou op een hoger level tillen.

Geplaatst op: 23 september 2013 onder: werk en ...

Netwerken is ‘net werken’

“Goedemorgen” klinkt ’n opgewekte stem vanaf de koffieautomaat. “Goedemorgen” groet ik lachend terug en loop de zaal in waar we elke week bij elkaar komen.

In het begin was het wel erg vroeg. Iets voor zes in de ochtend stap ik in de auto op weg naar het netwerkontbijt. Ondertussen is het een onderdeel van mijn ritme geworden en voelt het goed. Onderweg zie ik afhankelijk van het seizoen de zon opkomen of een prachtige dauw over het water hangen. Een stukje verder op zie ik de masten van een aantal zeilbootjes bij elkaar. Het geeft me een vakantiegevoel, maar als ik het hotel inloop waar onze bijeenkomsten zijn, voelt het meteen weer als thuiskomen. De groep voelt fijn en vertrouwd en precies dat is het grote geheim.

Kritisch zijn

Netwerken kun je op vele manieren. Belangrijk is om uit te vinden waar jij je prettig bij voelt en ook niet onbelangrijk is te kijken wat je er ook weer uithaalt. Want netwerken is niet ‘net’ werken, het is werken. Het is tijd die je besteedt om je bedrijf te promoten, bekent te maken, neer te zetten. Om contacten te leggen, niet alleen voor de gezelligheid maar om er beter door te worden. Het is niet zoeken naar iets om je tijd te vullen maar zoeken naar uitbreiding en naar nieuwe opdrachten, zoeken naar werk. En dus mag je heel kritisch zijn. Moet je kritisch zijn. En dat het ook gezellig moet zijn, staat natuurlijk boven water. Zonder dat, hou je het niet lang vol.

Cartoon-Netwerken1

Krantenwijk

“Waar ben je mee bezig en wat levert het je op” hoorde ik vanmorgen. “En als het je niks oplevert, kun je dan niet beter een krantenwijk nemen in plaats van je tijd te verdoen? Dan weet je in elk geval dat het je iets oplevert”. Precies zo is het. Om te weten bij welke groep je moet aansluiten, wat voor soort manier van netwerken er bij je past, moet je op zoek in jezelf naar wat je wil bereiken. Wat voor soort klanten zoek je en waarom. Waar vind je dat soort klanten. Wat voor product verkoop je, wat is rendabel en wat niet. En hoe kan een netwerk je daarbij helpen. En wie zijn de mensen in je netwerk? Niet alleen zakelijk maar ook prive hebben zij contacten die je op het eerste oog misschien niet kunt zien.

Niet alleen promoten zij ook mij en mijn bedrijf, ik krijg ook kritische vragen. Vragen over wat ik doe en waarom.

Ik voel me prettig bij deze groep en deze manier van netwerken. Ik ben een gever en doe graag wat voor anderen. Als ik overtuigd ben van mensen kan ik ze ook goed promoten. Gewoon omdat ik in ze geloof. En dus kan ik hier mijn ei kwijt. Tegelijk doen de andere uit de groep ook veel voor mij terug. En dat uit zich dan weer op verschillende manieren. Niet alleen promoten zij ook mij en mijn bedrijf, ik krijg ook kritische vragen. Vragen over wat ik doe en waarom. Waarin ik anders ben dan andere bedrijven. Wat mijn drijfveer is en waar ik goed in ben. Dat houdt mij scherp. Wat zoek ik, wat doe ik, wat is mijn verhaal? En is mijn verhaal duidelijk voor anderen? Hoe zien mijn medegroepsleden mij en is dat inderdaad het beeld dat ik wil uitstralen, is het wie ik ben? Ik heb sparringspartners op diverse gebieden gevonden hierdoor.

Een goede ondernemer

Als ondernemer kun je niet zonder netwerk en dus is netwerken belangrijk, zelfs essentieel. Zonder netwerk kun je geen ondernemer zijn. Netwerken is niet ‘niet’ of ‘net’ werken. Netwerken is een onderdeel van je werk.

Wil je meer weten over mijn netwerk? Of wil je eens kennismaken met (een deel van) mijn netwerk. Vul dan het onderstaande contactformulier in.

Voornaam
Achternaam
Telefoonnummer
E-mailadres
Vraag / Opmerking
Geplaatst op: 26 augustus 2013 onder: Organiseren,werk en ...

Wel of geen e-mail tijdens je vakantie

In de zomer, maar ook in de winter, de lente en de herfst hebben we er mee te maken. De vakantietijd. En wat doe je dan? Zet jij de telefoon uit of kijk je stiekem vaker dan je toegeeft? Heb je collega’s die je taken geheel of gedeeltelijk over nemen? Zet je de e-mail door of beantwoord je die liever zelf? En doe je dat dan tijdens of na je vakantie? De vakantieperiode moet je rust geven zodat je na de vakantie weer vol energie verder kunt. Maar hoe zorg je er voor dat je vooraf en daarna niet moet overwerken en vol in de stress schiet.

vakantiemail

Met de laptop op schoot zit ik in de caravan. Het regent vandaag. Manlief is met mijn jongste zoon naar het strand, de bikkels. De andere zijn, uiteraard met telefoon richting plaza vertrokken. Niet vreemd natuurlijk want daar is internet en bovendien zijn er meiden in de juiste leeftijdscategorie. Ik geniet ondertussen van de rust en neem de kans om even mijn e-mail te checken en wat plannen uit te schrijven.

Toch even e-mail checken

Zelf ben ik een van die mensen die graag elke dag even de e-mail checkt. Gewoon op mijn telefoon die alles kan (je kunt er zelfs mee bellen.) Dat geeft mij namelijk rust. Wel zorg ik ervoor dat ik niet uren aan het werk ben en alleen op momenten zodat de vakantievreugde van het gezin niet in gedrang komt. E-mails waarbij een kort antwoord voldoende is, handel ik direct af. Dat is minder werk dan ze later allemaal nog een keer te moeten lezen. Andere e-mails markeer ik en alles waar ik niks mee hoef laat ik of verwijder ik direct. Deze manier van werk en vakantie zorgt er voor dat ik me niet door honderden e-mails heen hoef te worstelen als ik weer thuis ben.

Telefoonbundel met vakantiebeveiliging

Het liefst had ik ook nog wat uren gewerkt. Ik geef het maar gewoon toe.  Lijstjes had ik al met wat ik in stille uurtjes allemaal al vooruit zou kunnen werken. Gelukkig weet ik dat als ik eenmaal op mijn vakantiebestemming aangekomen ben, het allemaal wel losloopt en ik vooral geniet van de rust en vrije tijd. Daarbij wil ik het blijkbaar ook niet echt echt, want anders had ik uiteraard vooraf gecheckt of het internet hier wel goed zou zijn. En dat laatste is dus duidelijk niet het geval. Wil ik werken, denkt KPN daar anders over en gooit gelijk alles plat in mijn omgeving. Ik denk dat dat komt omdat ik het meest uitgebreide pakket heb; een telefoonbundel met vakantiebeveiliging. Thuis toch eens de voorwaarden doorlezen.

“Een middagje werken, wat niet eens voelt als werken, geeft mij meer rust dan niet bereikbaar zijn.”

Maar vandaag zit ik dus heerlijk alleen in de caravan en tikt de regen tegen de voortent. Ik schrijf wat blogs en lees rustig door wat ik allemaal ‘gemist’ heb op twitter, facebook en andere social media. Mijn telefoon laat muziek horen die vooral ik graag hoor en naast mij staat een kop dampende koffie. Een middagje werken, wat niet eens voelt als werken, geeft mij rust dan niet bereikbaar zijn.

Wat past bij jou?

Mijn ervaring is dat het niet uitmaakt of je wel of geen e-mails leest op vakantie. Het gaat er om dat je doet wat bij jou past. Denk er vooraf over na, weeg de voors en de tegens tegen elkaar af.  Als je bereikbaar blijft, is het handig om daarvoor bepaalde tijden af te spreken en eventueel een wekker op je telefoon in te stellen. Zo voorkom je dat je langer bezig blijft. En vraag je vooraf goed af wat jou het meeste rust geeft. Je gaat tenslotte op vakantie om tot rust te komen.

Voornaam
Achternaam
Telefoonnummer
E-mailadres
Vraag / Opmerking
Geplaatst op: 7 augustus 2013 onder: werk en ...