Vergaderen kan veel simpeler

Het moet wel door managers uitgevonden zijn, denk ik, het papierloos vergaderen. Het kan bijna niet anders. Papierloos vergaderen is bij de meeste bedrijven namelijk zo ingericht dat het alleen voor de managers, over het algemeen toch nog meestal mannen, echt goed werkt. De secretaresse heeft er juist extra werk door. Ik heb het zelf aan den lijve ondervonden.

‘de moderne manager wil natuurlijk wel goed voor de dag komen…’

Speeltjes voor de manager

Wat is papierloos vergaderen eigenlijk? Nou niets meer en niets minder dan vergaderen zonder papier. Zonder papieren uitdraai van de agenda, de notulen en de actielijsten dan. Dat klinkt simpel en eigenlijk is het dat ook. In de basis dan. Want ga je er verder over nadenken dan begrijp je al snel dat je de notulen toch ergens moet lezen en ook nog altijd moet maken. Lezen in pdf of Word bestand is een optie maar daar kiest de moderne manager natuurlijk niet voor. Nee, de moderne manager wil natuurlijk wel goed voor de dag komen. Met een speeltje.

En wie doet het werk?

En dus wordt er gekozen voor een software tool en een iPad. Voor de manager is het daarmee klaar. Maar voor de secretaresse begint de ellende dan pas. Want nu moeten de notulen en alle bijlagen geüpload worden. En dat doet … precies! De Secretaresse. In de praktijk krijgt de secretaresse de bijlages voor de vergadering aangeleverd. Zij maakt de agenda (veel al in Word met of zonder templates) en verzendt dit naar de deelnemers. Bij papierloos vergaderen is zij dus ook de persoon die zorgt dat alles in het systeem geüpload wordt. Tijdens de vergadering maken de managers hun eigen aantekeningen maar de secretaresse maakt nog altijd de notulen. Want als je ooit terug moet zoeken op de aantekeningen van je manager …

Boardroom Solutions

Papierloos vergaderen

Meer in mijn mars

Ik heb het al eens eerder gezegd. Het notuleren op zich is leuk werk. En ook nuttig. Het uitwerken is ook nuttig maar kost zoveel kostbare tijd. Tijd die je zo hard nodig hebt. En juist in het notuleren kan zoveel voordeel gehaald worden. Agenda maken, notuleren, actielijst maken en besluitenlijsten, het is voornamelijk dubbel werk doen. Natuurlijk kun je je document overschrijven en opslaan. Natuurlijk kun je je actielijst in Excel zetten en op datum sorteren. Maar het blijft dubbel werk en het kost nog altijd veel tijd om de zaken goed voor te bereiden en goed op orde te hebben. En terugzoeken is een ramp.

‘mijn opdrachtgever heeft er ook veel voordeel van’

Maar vanaf nu kan ik simpel en snel een agenda maken, notuleren, actielijsten genereren en nog terugzoeken ook. Alles papierloos als het moet. Ik werk er nu al even mee en ik ben om. Voor mij is het de beste uitvinding ooit. Lachend maak ik tijdens het overleg de notulen. Laat maar komen. En mijn opdrachtgever heeft er ook veel voordeel van. Ik werk nu nog sneller en als ik er niet meer werk, hebben ze nog altijd alles goed op orde. Ik kan het werkelijk alle secretaresses aanraden.

www.boardroomsolutions.nl (maar niet aan iedereen doorvertellen he)

Geplaatst op: 20 december 2013 onder: Structuur,werk en ...

Notuleren is vanaf nu nooit meer dubbel werk doen

‘Wat een dom dubbel werk,’ zucht ze als ze binnen komt. Zij is directiesecretaresse bij een gerenommeerd bedrijf en een aardig goede ook als ik dat mag zeggen. Maar zij is ook mijn vriendin en sparringpartner in werk en in privé.effectief notulerenAls ze eenmaal op de bank zit, onderuit met een glas wijn in haar hand, steekt ze van wal. ‘Weet je, die vergaderingen vind ik niet zo erg. Sterker nog, die vind ik eigenlijk wel leuk om te doen! En die notulen maken, daar draai ik mijn hand ook niet voor om natuurlijk. En zeker niet als het om de vergaderingen van de voetbalclub gaat. Hoe wel die natuurlijk altijd weer uitkopen. En dan kom je na zo’n lange vergadering thuis en ja dan heb ik natuurlijk geen zin om de notulen direct uit te werken. Trouwens op kantoor als ik uit een meeting kom, ligt er ook van alles op mij te wachten waardoor ik niet direct aan de slag kan. En als ik dan niet oplet, ben ik uren of dagen verder voor ik er aan kan of wil beginnen.’

Het aller ergste

‘Maar weet je wat ik het aller aller ergste vind?’ vraagt ze mij. Ik trek mijn wenkbrauwen op en schud ‘nee’ terwijl ik mij afvraag of ze wel op een antwoord zit te wachten. Ik heb wel een idee natuurlijk want ook ik heb maar al te vaak met dat bijltje gehakt. ‘Het aller aller aller ergste is, dat je alles dubbel doet’ antwoord ze terwijl de ergernis van haar gezicht afstraalt.

‘Weet je, dit pakket is zo eenvoudig dat ik het niet alleen voor het bedrijf wil maar ook voor onze voetbalvereniging.

Ik herken haar probleem. Je maakt een agenda aan en zet er alle agendapunten in. Maar bij de notulen moet je al die punten weer opnieuw noteren, of kopiëren en plakken natuurlijk, zoals het er in de praktijk meestal aan toe gaat. En heb je dan je notulen klaar, kun je (weer met kopiëren en plakken) alle acties weer eens naar een actielijst overzetten. Het liefst op datum natuurlijk zodat de vergadering tenminste een beetje efficiënt verloopt en je niet praat over actiepunten die pas over een maand klaar hoeven te zijn. En wil je het dan echt goed doen, dan maak je ook nog een besluitenlijst (wat in het geval van mijn vriendin een must is binnen het bedrijf).

En dan hoop je dat er nooit iemand vraagt om een bepaalt onderwerp dat ooit eens besproken is maar waarvan niemand meer weet wanneer. Want dan zoek je je meestal wezenloos.

De voetbalclub

Vergaderingen bij een verenigingen zijn zeker niet makkelijker. Omdat je te maken hebt met vrijwilligers en met het feit dat ieder zijn eigen ding doet. En vergaderen hoort er dan maar een beetje bij. Nog afgezien dat niemand zich afvraagt of je thuis wel een back-up maakt en of virus vrij werkt. En besluit dan een vrijwilliger te stoppen of is er een bestuurswissel, dan hoop je helemaal maar dat alles nog een beetje bewaard is gebleven.

Krijg ik weer wat tijd om me bezig te houden met andere zaken binnen de club waar we zo moeilijk vrijwilligers voor kunnen vinden.

Ze neemt een slok en kijkt al weer op de klok. ‘Adem in en uit’ zeg ik, dan vertel ik je over de vergaderhulp van Boardroom Solutions, een softwaretool die ik pas ontdekt heb en die dit alles voor je oplost.’ Ze lacht, ‘en zeker eerst een maand stress voor je alles geïnstalleerd heb?’ roept ze sceptisch.

3 simpele stappen

Een half uur later als ik haar verteld heb over de 3 simpele installatiestappen  en als ik haar heb laten zien hoe je eenvoudig een standaard agenda aanmaakt, per vergadering kunt aanpassen in 1 a 2 minuten kunt verzenden, is ze al om. Ze ziet hoe het pakket alles vanzelf combineert zodat je  de gegevens  nog maar 1x hoeft in te voeren en is zonder meer weg van de handige zoekfuncties en alles wat het pakket nog meer te bieden heeft. ‘Mijn promotie binnen het bedrijf is ineens wel erg onder handbereik’ roept ze vrolijk.

Als ze later op de avond haar jas aan doet om naar huis te gaan, zegt ze ineens: ‘Weet je, dit pakket is zo eenvoudig dat ik het niet alleen voor het bedrijf wil maar ook voor onze voetbalvereniging. En dan kan ik de notulen ook door iemand anders laten doen die niet zoveel ervaring heeft. Krijg ik weer wat tijd om me bezig te houden met andere zaken binnen de club waar we zo moeilijk vrijwilligers voor kunnen vinden. Ik knik haar lachend toe. Wat heerlijk dat ze weer vrolijk de deur uit gaat.

Geplaatst op: 11 november 2013 onder: Organiseren,Structuur

Kleine aanpassingen in structuur maken een groot verschil

Als hij mij zijn kantoor met een overvol bureau laat zien, weet ik dat dit een moeilijk moment voor hem is. Ik zie het vaker, overvolle kantoren waar je amper nog aan het bureau kunt zitten. Stapels papieren, niet alleen op het bureau maar ook op de kasten, tafels of op de grond. Maar voor hem is dit het moment van erkennen dat er iets moet gebeuren en dus knik ik hem geruststellend toe.

Verplaatsen is nog geen opruimen

Nadat hij ons voorzien heeft van koffie, raap ik een aantal losse visitekaartjes bij elkaar en vraag of hij daar een vaste plaats voor heeft. Wazig kijkt hij mij aan, mompelt iets van een ja, pakt het stapeltje aan en legt het op het andere bureau. Geduldig pak ik ze weer van het andere bureau op en zeg: ‘nee, we gaan opruimen vandaag, niet verplaatsen.’ Hij schiet in de lach en zegt dat ik streng ben maar dat hij dat inderdaad wel nodig heeft. Vele stapels van wat er allemaal op zijn bureau ligt volgen. Na ongeveer een uur, bij de volgende kop koffie, vraag ik naar de structuur zoals die er nu is. ‘Er komt een offerte aanvraag binnen. En dan?’

Papierstapel1

De ‘truc’

Opruimen is niet moeilijk en een structuur aanbrengen ook niet. Maar daar draait het niet om. Het gaat er om of de structuur past bij degene die het moet uitvoeren. Als dat niet het geval is, kun je met zekerheid over een maand, half jaar of jaar weer precies hetzelfde doen. De truc zit dus in de ‘kleine’ dingen die het verschil maken en die voor de uitvoerende persoon makkelijk vol te houden zijn.

Focus op het heden, dat levert energie op

De man in mijn voorbeeld had meerdere bedrijven waarvan hij er een aantal helaas moest beëindigen. Daarin schuilt nog een stuk onverwerkte emotie. Logisch. Minder logisch is dat de mappen di over deze bedrijven gaan, boven in de kast staan. Op ooghoogte dus. Elke keer als hij de kast dus open doet om een ordner te pakken, ziet hij als eerste deze mappen. Onbewust kost hem dit veel (negatieve) energie. Het verplaatsen van deze mappen naar beneden en het op ooghoogte plaatsen van de mappen van het huidige bedrijf waar hij nu zijn focus op wil hebben, geeft hem rust en houdt hem scherper.

“Eigenlijk is er niet zoveel verandert’ zegt hij, ‘maar op de een of andere manier gaat het opruimen nu ineens vanzelf.”

We werken die dag hard door en stukje bij beetje raakt zijn bureau en de grond leger en leger. Ondertussen heb ik zijn kast opnieuw ingedeeld, de kleuren van de mappen aangepast zodat het ook visueel een geheel is en de huidige structuur op papier gezet. We verplaatsen bakjes en mappen zodat hij er bij kan zonder op te staan en zo zijn focus goed kan vasthouden. Het bakje met op te ruimen stukken voor zijn assistente komt ook onder handbereik. Zo komt hij niet meer in de verleiding om het zelf op te ruimen en kan hij zich richten op offertes en planningen. De visitekaartjesmap spit hij door tot het geheel actueel is en daarna neem ik de map mee op ook zijn LinkedIn up tot date te maken en contacten te leggen die hij daarna zelf gaat onderhouden.

Het sprankje, de glinstering

Het is amper 2 uur in de middag als hij vol energie en enthousiasme een grote stapel papier van de hoek van zijn bureau pakt en aankondigt dat hij die eens even gaat opruimen. In zijn ogen zie ik weer het sprankje, de glinstering die ondernemers moeten hebben. De spirit waarop het bedrijf draait. ‘Gelukt’ denk ik bij mezelf en ik weet dat het goed komt.

Een structuur die je kunt volhouden

Twee dagen later als ik hem bel, vertelt hij dat hij nog heel even alle offertes aan het maken is voor hij een weekje met vakantie gaat. Als ik na een paar weken weer op zijn kantoor kom, is het nog net zo leeg en opgeruimd als de dag dat ik weg ging. ‘Eigenlijk is er niet zoveel verandert’ zegt hij, ‘maar op de een of andere manier gaat het opruimen nu ineens vanzelf.’

Voornaam
Achternaam
Telefoonnummer
E-mailadres
Vraag / Opmerking
Geplaatst op: 12 juli 2013 onder: Structuur