Secretaressedag…

een compliment of niet?

Vandaag is het secretaressedag. Als secretaresse heb ik daar een beetje moeite mee. Inmiddels hebben voor zowat alles een dag. En wat mij het meest dwars zit, is dat dat blijkbaar nodig is. Of is secretaressedag eigenlijk de nationale bloemenverkoopdag?

Laat ik eerst even zeggen dat het uiteraard leuk is om gewaardeerd te worden. Maar persoonlijk hoeft dat voor mij niet op die ene dag per jaar. Liever heb ik dat degene voor wie ik werk dat doet op het  moment dat hij/zij blij is met wat ik doe. Zoals het e-mailtje vorige week met ‘GOEDwerk, ik weet niet hoe ik het zonder jou had moeten rondbreien’. Of de blik in de ogen die boekdelen spreekt als je iets geregeld hebt. Kleine opmerken. Of de directeur die altijd iets voor ons mee nam van zijn reizen naar het buitenland. De kleine beeldjes die nog steeds op mijn bureau staan te pronken.

Ooit werkte ik bij NedCar PD&E in Helmond. De eerste jaren van het ‘secretaressedagfenomeen’ zeg maar (heel lang geleden dus). Nooit meer zal ik vergeten dat ik die bewuste ochtend mijn computer opstartte en er een melding van mijn manager verscheen. ‘Silvia, vandaag is het secretaressedag. Dat ik blij met je ben dat weet je wel. Ik hou niet zo van dat georganiseerde. Mijn grootste cadeau aan jou is wel dat ik vandaag de hele dag afwezig ben. De organisatie denkt daar alleen anders over. Daarom ligt er in je linker bureaulade een cadeautje. Geniet van je dag’.  En mijn dag kon inderdaad niet meer stuk. Zoveel moeite genomen om mij te verrassen. Daar kon het cadeautje in mijn lade echt niet tegen op.

Op elke knie een secretaresse en de andere hangend om zijn nek

Het allereerste jaar dat secretaresse dag bestond en ik net mijn diploma op zak had werkte ik nog als receptioniste en waren mijn collega’s bang dat ik vergeten zou worden.  Het gevolg was dat ik in de avond met vier bossen bloemen naar huis ging en onze directiesecretaresse met  één.

Het zijn vooral de gekke dingen die me bij gebleven zijn. Zoals de collega bij de woningbouwvereniging die met onze directeur op stap was die dag en hem influisterde dat het secretaressedag was. Een beetje blozend kwam onze directeur later binnen met voor ieder een bosje rozen. Het was zo aandoenlijk dat we gedrieën besloten dat daar een foto van gemaakt moest worden. Zo gezegd zo gedaan, stond even later onze huisfotograaf in kantoor. Op elke knie een secretaresse en de andere hangend om zijn nek stond hij een paar weken later in het personeelsblad. Ik weet niet wie er die dag meer genoten heeft…

secretaressedag bloemen

 

Geplaatst op: 16 april 2015 onder: werk en ...

TIP: Snel en efficiënt opmaak toevoegen in een Word document

Je hele document in het zelfde lettertype zetten is niet zo moeilijk. Maar als er in dat document diverse kopjes, opsommingen en dergelijke verwerkt zijn, zie ik mensen toch nog steeds klungelen en zijn ze veel langer bezig dan nodig. Vaak ook nog met het resultaat dat alsnog niet alles vet staat wat vet zou moeten staan of dat de grootte van het lettertype afwijkt.

in word is het heel simpel om dat snel en efficiënt te doen

Maak eerst je hele document. Als je je document klaar hebt, selecteer je een stukje tekst en voegt de opmaak toe die jij mee wilt geven. Denk aan onderstrepen, vet, lettertype, kleur of opsommingsteken. Ook inspringen, regelafstand etc kun je toevoegen. Daarna selecteer je het stuk tekst en klik je dubbel op ‘opmaak kopiëren/plakken’.  (icoontje is een bezem). Je vindt dit onder het menu start.

opmaak toevoegen

Hierna klik je op de teksten die je deze zelfde opmaak mee wilt geven. Alles wat je toegevoegd hebt, wordt nu in één keer aangepast. Door nogmaals te klikken op het icoon schakel je de opmaak kopiëren weer uit. Herhaal dit voor alle delen van de tekst die je wil aanpassen.

Tip van de dag lettertype word document

Geplaatst op: 9 maart 2015 onder: Tips

Thuiswerken tips ‘social talk’

Het is 15.10 uur als ik op de klok kijk en mijn telefoon pak. ‘Dagje thuiswerken en administratie’ app ik naar mijn vriend ‘ik heb inmiddels vierkante ogen maar het schiet wel lekker op’. ‘Oh en behoefte aan een kus’ app ik er snel nog achteraan. Als ik weer naar mijn scherm staar, merk ik dat ik vooral dringend behoefte heb aan social talk. Het is bijna 8 uur geleden dat ik het laatste woord zei toen de kinderen de deur uit liepen…

Er zijn natuurlijk diverse manieren om te zorgen dat je niet al te eenzaam wordt als thuiswerker.

Er zitten veel voordelen aan thuiswerken maar er kleven natuurlijk ook nadelen aan. En een van de nadelen is dat je niet kunt overleggen of dat je soms de gewone ‘social talk’ bij de koffieautomaat mist. Nu zijn mijn dagen thuiswerken gecombineerd met dagen bij de klant op kantoor en is een dagje even alleen niet erg en soms zelfs erg welkom. Even orde op zaken. Planningen maken, eigen administratie bijwerken of zonder dat iemand stoort aan opdrachten werken. Maar er waren ook tijden dat ik vooral vanaf huis werkte. Hieronder een aantal tips:

  • Plan een dagje samen werken met een collega thuiswerker/zzp’er. Dat kan bij jou thuis maar er zijn tegenwoordig ook genoeg locaties waar je een dagje een kantoor kunt huren. (denk bijvoorbeeld aan  De Vloer Almere, Color Buisness Centre  of Seets2Meet)
  • Plan een dagje werken op een combinatie locatie of in de lobby van een hotel. Door de inloop heb je genoeg drukte om je heen. Let op: niet alle werkzaamheden lenen zich hiervoor dus enige planning van je taken is wel verreist.
  • Plan een overleg met een collega of leuke klant tijdens de lunch in een restaurant. Zo ben je er echt even helemaal uit.
  • Plan een beluurtje zodat je even contact met de buitenwereld hebt. In je ‘pauze’ bijkletsen met een vriendin kan natuurlijk ook erg goed werken.
  • Sluit je aan bij een netwerk die wekelijks bij elkaar komen zoals bijvoorbeeld BNI. Hierdoor kun je 1 keer per week bijpraten en het levert je nog omzet op ook. Wil je contact maken met mijn netwerk? Neem dan contact op.

Let er natuurlijk wel op dat je nog aan werken toe komt…. En mocht je geen behoefte aan contact hebben, kun je natuurlijk je stembanden ook smeren door lekker mee te zingen met de radio.

Werk ze!

social talk tips

Geplaatst op: 12 januari 2015 onder: Organiseren

Vergaderen kan veel simpeler

Het moet wel door managers uitgevonden zijn, denk ik, het papierloos vergaderen. Het kan bijna niet anders. Papierloos vergaderen is bij de meeste bedrijven namelijk zo ingericht dat het alleen voor de managers, over het algemeen toch nog meestal mannen, echt goed werkt. De secretaresse heeft er juist extra werk door. Ik heb het zelf aan den lijve ondervonden.

‘de moderne manager wil natuurlijk wel goed voor de dag komen…’

Speeltjes voor de manager

Wat is papierloos vergaderen eigenlijk? Nou niets meer en niets minder dan vergaderen zonder papier. Zonder papieren uitdraai van de agenda, de notulen en de actielijsten dan. Dat klinkt simpel en eigenlijk is het dat ook. In de basis dan. Want ga je er verder over nadenken dan begrijp je al snel dat je de notulen toch ergens moet lezen en ook nog altijd moet maken. Lezen in pdf of Word bestand is een optie maar daar kiest de moderne manager natuurlijk niet voor. Nee, de moderne manager wil natuurlijk wel goed voor de dag komen. Met een speeltje.

En wie doet het werk?

En dus wordt er gekozen voor een software tool en een iPad. Voor de manager is het daarmee klaar. Maar voor de secretaresse begint de ellende dan pas. Want nu moeten de notulen en alle bijlagen geüpload worden. En dat doet … precies! De Secretaresse. In de praktijk krijgt de secretaresse de bijlages voor de vergadering aangeleverd. Zij maakt de agenda (veel al in Word met of zonder templates) en verzendt dit naar de deelnemers. Bij papierloos vergaderen is zij dus ook de persoon die zorgt dat alles in het systeem geüpload wordt. Tijdens de vergadering maken de managers hun eigen aantekeningen maar de secretaresse maakt nog altijd de notulen. Want als je ooit terug moet zoeken op de aantekeningen van je manager …

Boardroom Solutions

Papierloos vergaderen

Meer in mijn mars

Ik heb het al eens eerder gezegd. Het notuleren op zich is leuk werk. En ook nuttig. Het uitwerken is ook nuttig maar kost zoveel kostbare tijd. Tijd die je zo hard nodig hebt. En juist in het notuleren kan zoveel voordeel gehaald worden. Agenda maken, notuleren, actielijst maken en besluitenlijsten, het is voornamelijk dubbel werk doen. Natuurlijk kun je je document overschrijven en opslaan. Natuurlijk kun je je actielijst in Excel zetten en op datum sorteren. Maar het blijft dubbel werk en het kost nog altijd veel tijd om de zaken goed voor te bereiden en goed op orde te hebben. En terugzoeken is een ramp.

‘mijn opdrachtgever heeft er ook veel voordeel van’

Maar vanaf nu kan ik simpel en snel een agenda maken, notuleren, actielijsten genereren en nog terugzoeken ook. Alles papierloos als het moet. Ik werk er nu al even mee en ik ben om. Voor mij is het de beste uitvinding ooit. Lachend maak ik tijdens het overleg de notulen. Laat maar komen. En mijn opdrachtgever heeft er ook veel voordeel van. Ik werk nu nog sneller en als ik er niet meer werk, hebben ze nog altijd alles goed op orde. Ik kan het werkelijk alle secretaresses aanraden.

www.boardroomsolutions.nl (maar niet aan iedereen doorvertellen he)

Geplaatst op: 20 december 2013 onder: Structuur,werk en ...

Notuleren is vanaf nu nooit meer dubbel werk doen

‘Wat een dom dubbel werk,’ zucht ze als ze binnen komt. Zij is directiesecretaresse bij een gerenommeerd bedrijf en een aardig goede ook als ik dat mag zeggen. Maar zij is ook mijn vriendin en sparringpartner in werk en in privé.effectief notulerenAls ze eenmaal op de bank zit, onderuit met een glas wijn in haar hand, steekt ze van wal. ‘Weet je, die vergaderingen vind ik niet zo erg. Sterker nog, die vind ik eigenlijk wel leuk om te doen! En die notulen maken, daar draai ik mijn hand ook niet voor om natuurlijk. En zeker niet als het om de vergaderingen van de voetbalclub gaat. Hoe wel die natuurlijk altijd weer uitkopen. En dan kom je na zo’n lange vergadering thuis en ja dan heb ik natuurlijk geen zin om de notulen direct uit te werken. Trouwens op kantoor als ik uit een meeting kom, ligt er ook van alles op mij te wachten waardoor ik niet direct aan de slag kan. En als ik dan niet oplet, ben ik uren of dagen verder voor ik er aan kan of wil beginnen.’

Het aller ergste

‘Maar weet je wat ik het aller aller ergste vind?’ vraagt ze mij. Ik trek mijn wenkbrauwen op en schud ‘nee’ terwijl ik mij afvraag of ze wel op een antwoord zit te wachten. Ik heb wel een idee natuurlijk want ook ik heb maar al te vaak met dat bijltje gehakt. ‘Het aller aller aller ergste is, dat je alles dubbel doet’ antwoord ze terwijl de ergernis van haar gezicht afstraalt.

‘Weet je, dit pakket is zo eenvoudig dat ik het niet alleen voor het bedrijf wil maar ook voor onze voetbalvereniging.

Ik herken haar probleem. Je maakt een agenda aan en zet er alle agendapunten in. Maar bij de notulen moet je al die punten weer opnieuw noteren, of kopiëren en plakken natuurlijk, zoals het er in de praktijk meestal aan toe gaat. En heb je dan je notulen klaar, kun je (weer met kopiëren en plakken) alle acties weer eens naar een actielijst overzetten. Het liefst op datum natuurlijk zodat de vergadering tenminste een beetje efficiënt verloopt en je niet praat over actiepunten die pas over een maand klaar hoeven te zijn. En wil je het dan echt goed doen, dan maak je ook nog een besluitenlijst (wat in het geval van mijn vriendin een must is binnen het bedrijf).

En dan hoop je dat er nooit iemand vraagt om een bepaalt onderwerp dat ooit eens besproken is maar waarvan niemand meer weet wanneer. Want dan zoek je je meestal wezenloos.

De voetbalclub

Vergaderingen bij een verenigingen zijn zeker niet makkelijker. Omdat je te maken hebt met vrijwilligers en met het feit dat ieder zijn eigen ding doet. En vergaderen hoort er dan maar een beetje bij. Nog afgezien dat niemand zich afvraagt of je thuis wel een back-up maakt en of virus vrij werkt. En besluit dan een vrijwilliger te stoppen of is er een bestuurswissel, dan hoop je helemaal maar dat alles nog een beetje bewaard is gebleven.

Krijg ik weer wat tijd om me bezig te houden met andere zaken binnen de club waar we zo moeilijk vrijwilligers voor kunnen vinden.

Ze neemt een slok en kijkt al weer op de klok. ‘Adem in en uit’ zeg ik, dan vertel ik je over de vergaderhulp van Boardroom Solutions, een softwaretool die ik pas ontdekt heb en die dit alles voor je oplost.’ Ze lacht, ‘en zeker eerst een maand stress voor je alles geïnstalleerd heb?’ roept ze sceptisch.

3 simpele stappen

Een half uur later als ik haar verteld heb over de 3 simpele installatiestappen  en als ik haar heb laten zien hoe je eenvoudig een standaard agenda aanmaakt, per vergadering kunt aanpassen in 1 a 2 minuten kunt verzenden, is ze al om. Ze ziet hoe het pakket alles vanzelf combineert zodat je  de gegevens  nog maar 1x hoeft in te voeren en is zonder meer weg van de handige zoekfuncties en alles wat het pakket nog meer te bieden heeft. ‘Mijn promotie binnen het bedrijf is ineens wel erg onder handbereik’ roept ze vrolijk.

Als ze later op de avond haar jas aan doet om naar huis te gaan, zegt ze ineens: ‘Weet je, dit pakket is zo eenvoudig dat ik het niet alleen voor het bedrijf wil maar ook voor onze voetbalvereniging. En dan kan ik de notulen ook door iemand anders laten doen die niet zoveel ervaring heeft. Krijg ik weer wat tijd om me bezig te houden met andere zaken binnen de club waar we zo moeilijk vrijwilligers voor kunnen vinden. Ik knik haar lachend toe. Wat heerlijk dat ze weer vrolijk de deur uit gaat.

Geplaatst op: 11 november 2013 onder: Organiseren,Structuur